Notatka prasowa, czyli krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym, którego celem jest przekazanie odbiorcy ważnych informacji. Może informować o wydarzeniu, produkcie, usłudze, ale też wielu innych. Odpowiednio skonstruowana informacja prasowa pozwala budować pozytywny wizerunek firmy oraz marki w mediach. Aby jednak pozwoliła osiągnąć zamierzony cel, powinna spełniać określone wymagania. Jak napisać notatkę prasową, która przyciągnie uwagę, a jednocześnie przekaże niezbędne informacje? Wyjaśniamy poniżej.

Notatka prasowa – czym powinna się wyróżniać?

Notatka prasowa najczęściej przedstawia informacje o wydarzeniu, które miało miejsce, ale może dotyczyć również szeregu innych np. opisywać produkt, usługę czy wiele innych. Charakterystycznym elementem informacji prasowej jest długość i struktura – doświadczeni copywriterzy zwracają uwagę, że musi to być tekst krótki i zwięzły. Najlepiej jeśli odpowiada na pytania: co, gdzie, kiedy, oraz dlaczego? Zawarcie w tego typu tekście odpowiedzi na wskazane pytania pozwala przekazać wszystkie cenne informacje. Kluczowy jest również fakt, że pisanie tekstów tego typu musi być obiektywne – jest to utwór stricte informacyjny.

Aby notatka prasowa lekko i dobrze się czytała, powinna być:

obiektywna i bezstronna,
poparta sprawdzonymi faktami,
właściwie sformatowana – idealnie, jeśli poza tytułami i śródtytułami jest podzielona na akapity, które ułatwiają czytanie tekstu,
bezbłędna pod względem merytorycznym, stylistycznym i oczywiście ortograficznym.

Jak sporządzić informację prasową?

Copywriter do stworzenia informacji prasowej musi się odpowiednio przygotować. Jednym z elementów jest zaplanowanie tzw. piramidy dziennikarskiej. Jest to tzw. szereg działań mający na celu uporządkowanie treści, a jednocześnie zadbanie, by znalazły się w niej wszystkie niezbędne informacje.

Piramida dziennikarska składa się z trzech poziomów:

wstępu – krótkiej treści informującej, o czym będzie tekst,
kilku akapitów – treści przedstawiającej ważne wydarzenie, opis produktu czy usługi, które miały miejsce, i które są przedmiotem tekstu,
właściwej treści – czyli szczegółowych informacji na temat opisywanego wydarzenia, produktu bądź usługi.

Część specjalistów zaleca, by pisanie tekstów typu notatka prasowa sporządzać zgodnie z zasadą odwróconej piramidy. W takim układzie najpierw powinny pojawić się konkretne informacje, a dopiero później szczegóły. Możliwości jest wiele – każdy copywriter ma inny styl pisania. Co ważne, zarówno jedna, jak i druga metoda są skuteczne. Dużo ważniejsze jest zadbanie o to, by treści były rzetelne, zgodne z faktami, a tekst był poprawny pod względem merytorycznym, stylistycznym i oczywiście ortograficznym. Chcąc zachować obiektywny styl tekstu, należy sporządzać go w trzeciej osobie, ale jednocześnie ograniczyć liczbę epitetów. Używanie określeń „najlepszy” czy „najgorszy” wartościują dane wydarzenie i nakierunkowują odbiory dany punkt widzenia. Takie działania w przypadku sporządzania notatek prasowych są niedopuszczalne.

Na co jeszcze zwrócić uwagę przy sporządzaniu notatki prasowej?

Sporządzając notatkę prasową, warto nie tylko zwrócić uwagę na jej poprawność, ale również zachęcenie odbiorcy do zapoznania się z nią. Kluczową rolę odgrywa tytuł. Atrakcyjny, przyciągający uwagę, ale jednocześnie zapowiadający temat tekstu. Sporządzając go, należy pamiętać, że to od niego wszystko się zaczyna i to na nim nie może się zakończyć.

Równie ważny, jak tytuł jest lead – wstęp, określany przez wielu jako sedno sprawy. W tych kilku zdaniach powinny się znaleźć odpowiedzi na pytania kto, co, gdzie, kiedy, jak oraz dlaczego? Co ważne, nie mogą to być suche informacje, ale ciekawie zaprezentowana treść, która zachęci do zapoznania się z dalszą częścią informacji prasowej.

Najważniejsze informacje odnośnie do wydarzenia, produktu bądź usługi powinny znaleźć się w rozwinięciu. To tu należy szczegółowo rozwinąć, czego dotyczy notatka, co i gdzie się wydarzyło oraz z jakiego powodu. Jeśli w wydarzeniu brała udział osoba uznana w środowisku branżowym, z autorytetem – warto urozmaicić tekst jej wypowiedzią. Dokładnie tak samo warto postąpić w przypadku prezentowania produktu bądź usługi – kilka słów od pomysłodawcy i twórcy zachęca odbiorców do zapoznania się z treścią, a to jest kluczem do osiągnięcia zamierzonego celu.

Bez względu na to, czy pisanie tekstu dotyczy informacji prasowej, czy też innej treści, powinno obejmować również stworzenie krótkiego podsumowania. W kilku, dosłownie 3-4 zdaniach, warto podkreślić to, co najważniejsze. Copywriterzy zauważają, że w zakończeniu powinny znaleźć się informacje niezbędne do zapamiętania przez odbiorcę.

Tak sporządzona notatka prasowa nie powinna być zbyt długa. Pomimo iż zgodnie z przedstawionymi informacjami musi składać się z szeregu elementów, to jednak zwięzłe ich przedstawienie powinno umożliwić zmieszczenie się w maksymalnie 2 stronach A4.

Sporządzając notatkę prasową, należy pamiętać o tym, że prezentowana treść powinna być aktualna – najważniejsze jest to, co tu i teraz. Dobrym zwyczajem jest również podanie na końcu tekstu danych kontaktowych. Osoby zainteresowane wydarzeniem czy produktem powinny mieć ułatwiony kontakt z copywriterem sporządzającym treść. Wielu decyduje się również na wzbogacenie suchego tekstu infografiką, która nie tylko uatrakcyjnia informację, ale też skupia najcenniejsze wiadomości.

Na koniec warto wspomnieć o jednej z ważniejszych zasad, tj. konieczności przeczytania tekstu przed wysłaniem. Pisanie tekstów to tylko z pozoru proste zadanie – konieczność zwrócenia uwagi na wiele szczegółów sprawia, że łatwo popełnić błąd. Co więcej, sporządzając treści samodzielnie – trudno je wyłapać. Z tego też względu specjaliści zalecają, by przed publikacją treść została sprawdzona przez korektora bądź chociażby kogoś znajomego. Spojrzenie innej osoby pozwala nie tylko wyłapać wszelkie błędy, ale przede wszystkim określić, czy wszystko jest jasno i zrozumiale przedstawione. Dobrze, jeśli treść jest napisana prostym językiem, pozbawionym różnego rodzaju ozdobników, wykrzykników i innych zbędnych znaków.

Jeśli potrzebujesz pomocy w sporządzeniu notatki prasowej, która zwróci uwagę odbiorcy, a jednocześnie będzie konkretna i rzetelna – skorzystaj z naszej pomocy!