Co to jest KPI – jak mierzyć kluczowe wskaźniki efektywności

Czy wiesz, w jaki sposób możesz ocenić czy podejmowane działania przybliżają Cię do założonego celu? Na jakiej podstawie oceniasz efektywność swoich pracowników i kampanie? Sukces w biznesie można mierzyć na wiele sposobów, jednak by wyniki odzwierciedlały rzeczywistość, należy przede wszystkim skupić się na twardych danych – takich jak wskaźniki KPI. Co to jest KPI i w jaki sposób je wyznaczyć? Dowiedz się o nim więcej!

Czym jest KPI?

KPI stanowi skrót od angielskiego określenia Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki efektywności. Najczęściej definiuje się je jako dane, które pozwalają precyzyjnie określić skuteczność działań w dążeniu do określonego celu. Wskaźniki KPI będą się od siebie różnić, w zależności od organizacji; mogą przybrać one formę miesięcznej wielkości sprzedaży, liczby fanów na Facebooku, ilości wyświetleń pod najnowszym filmem na YouTube czy też czasu potrzebnego na wyprodukowanie egzemplarza tego, co właśnie produkujemy. Postać, jaką przybierze KPI, jest ściśle uzależniona od celu firmy.

Dlaczego warto wykorzystywać wskaźniki KPI w działaniach biznesowych?

Wskaźniki KPI zastosowane w biznesie zazwyczaj służą do mierzenia aspektów takich jak efektywność finansowa, operacyjna, marketingowa oraz sprzedażowa – wszystkie cztery rodzaje stanowią swoiste filary rozwoju każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości. Wykorzystanie odpowiednio dobranych wskaźników KPI w biznesie jest w stanie przynieść szereg korzyści, spośród których na szczególną uwagę zasługuje lepsze zrozumienie celów biznesowych. Możliwość monitorowania postępów w ich realizacji oraz szybsza identyfikacja tych obszarów, które wymagają poprawy, jest w stanie dać przedsiębiorstwu przewagę ponad konkurencją. Szczegółowe zorientowanie w biznesie i prowadzonych działaniach przekłada się na umiejętność podejmowania świadomych decyzji dotyczących dalszego kierunku rozwoju firmy. Wskaźniki KPI przydają się również w zarządzaniu zespołem; służą do ustalania konkretnych norm na podstawie solidnych danych, co przekłada się zaś na motywowanie pracowników do tego, by osiągać lepsze wyniki.

W jaki sposób KPI wpływa na realizację określonych celów?

Wskaźniki KPI nierzadko stanowią jasną wskazówkę dla zespołów wdrażających w życie powierzone im zadanie – służą do konkretnego wskazania oczekiwanych wyników, jakie musi dowieźć grupa. To także element feedbacku, pozwalający sprawnie wprowadzać potrzebne modyfikacje w działaniach. Dla wielu właścicieli firm, kluczowe wskaźniki efektywności KPI stanowi najlepszą wizję standardu, do której należy dążyć za wszelką cenę. Wskaźniki KPI to również sposób na przejrzyste określenie kosztów kampanii i pozyskiwania klientów, czyli opłacalności podejmowanych działań marketingowych. Ostatecznie, KPI to narzędzie pozwalające na wysnuwanie prognoz dalszych postępów i rezultatów, dzięki któremu możliwe jest przygotowanie strategii promocji na kilka miesięcy do przodu. Bez KPI przedsiębiorcom trudno byłoby zmierzyć pracę zatrudnionych specjalistów; wyłącznie twarde, konkretne dane są w stanie wskazać, które czynności się udały, a które nie.

Brak KPI w biznesie można porównać do podążania na ślepo za celem – w czasach, w których konkurencja jest naprawdę wysoka, nie można pozwolić sobie na błądzenie. KPI wskaźniki KPI pozwalają na jasne wyznaczenie celów oraz opracowanie ścieżki do sukcesu, gdzie każdy krok oparty jest na dokładnych danych z analiz efektywności.

Wdrożenie KPI krok po kroku – standardowy plan działania dla Twojej firmy

Wskaźniki KPI stanowią kluczowe narzędzie, dzięki któremu możliwe jest efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem i osiąganie realnych celów biznesowych. Wybór odpowiednich wskaźników efektywności dostosowanych do specyfiki firmy może zadziałać jako prawdziwy game changer, pozwalając na wyznaczenie nowych ścieżek oraz strategii w dążeniu do sukcesu. Zastanawiasz się, jak prawidłowo wdrożyć KPI do działań swojej firmy? Postanowiliśmy wyróżnić kilka działań, których nie możesz pominąć w tym procesie. Oto one!

Zdefiniowanie celów biznesowych jeszcze przed wyborem KPI

Przed wdrożeniem wskaźników KPI na dobre, istotne jest dokonanie szczegółowej analizy celów biznesowych firmy. Jako przedsiębiorca, powinieneś zidentyfikować kluczowe obszary swojej działalności, które mają pośredni lub bezpośredni wpływ na osiąganie wspomnianych celów. Następnie należy wybrać kluczowe wskaźniki efektywności, które pozwolą na monitorowanie efektywności działań w określonych obszarach. Do najczęstszych przykładów kluczowych wskaźników efektywności zaliczamy:

• wskaźnik rentowności → pozwala na szczegółową ocenę, jak efektywnie firma generuje zysk;
• wskaźnik konwersji → ukazuje, jak skuteczne są działania marketingowe w przekształceniu potencjalnych klientów w rzeczywistych nabywców;
• wskaźnik rotacji zapasów → mierzy, jak szybko firma wyprzedaje swoje zapasy towarów;
• wskaźnik utrzymania klientów → mierzy, jak dobrze firma utrzymuje swoją bazę klientów;
• wskaźnik satysfakcji klienta → mierzy, jak bardzo klienci są zadowoleni z produktów bądź usług firmy.

Liczba i charakter wskaźników uzależnione są od celów firmy, dlatego tak ważne jest ich zdefiniowanie przed doborem KPI. Dzięki ustaleniu priorytetów, strategia pozostanie harmonijna i znacznie prostsza w przekazie – a przy tym także realizacji.

Dobór wskaźników KPI – sprawdź, co musisz wiedzieć!

Mając wiedzę o tym, co to jest KPI i dlaczego najpierw warto szczegółowo zdefiniować cele firmy, czas przejść do kolejnego kroku, jakim jest wybór kluczowych wskaźników efektywności. KPI to szeroka, trudna do zdefiniowania grupa, jednak mimo różnych wskaźników, istnieje kilka wspólnych cech, jakimi powinny się one charakteryzować. Zalicza się do nich:

• mierzalność – dającą możliwość tworzenia zestawień, dokonywania porównań, szczegółowej analityki, a także optymalizacji prowadzonych działań;
• obiektywizm – KPI kluczowe wskaźniki efektywności powinny być przejrzyste oraz jednoznaczne, aby istniała możliwość podania konkretnej wartości;
• dopasowanie do celów – pozwoli to określić, czy obrany i aktualnie realizowany kierunek działań jest zasadny;
• aktualność – wskaźniki efektywności powinny być systematycznie uaktualniane, po to by przedstawiały bieżące wyniki; powinny one odzwierciedlać obecny etap, na jakim znajduje się organizacja.

Ustalenie celów dla wskaźników KPI

Wyznaczenie głównego celu strategicznego organizacji czy przedsiębiorstwa pozwala następnie na określenie związanych z nim celów pośrednich. Cele ogólne dotyczą zazwyczaj przychodu, zysku bądź rentowności biznesu. Zazwyczaj KPI kluczowe wskaźniki efektywności wyznaczane jest na poziomie ogólnym dla całego biznesu, dopiero później dla konkretnych działów. Przykładem jest marketing – w jego ramach możemy wyodrębnić pomniejsze komórki, odpowiedzialne za SEO, e-mail marketing czy content marketing. Każdy zespół będzie posługiwał się dopasowanym do niego KPI.

Dobrze zadbać o to, aby każdy dział w firmie był na bieżąco informowany na temat ogólnych KPI dla firmy, a przy tym również monitorował kluczowe metryki dla swoich codziennych działań.

Wdrożenie narzędzi analitycznych

Do analizy efektywności wyznaczonych KPI można skorzystać z kilku ogólnodostępnych narzędzi, do których należą:

• arkusze kalkulacyjne – pozwalają na gromadzenie, analizowanie oraz prezentowanie danych dotyczących wskaźników KPI
  przykłady: Microsoft Excel, Google Sheets
• oprogramowania do analizy danych – oferujące zaawansowane funkcje analizy i wizualizacji danych
  przykłady: Power BI, QlikView
• narzędzia do monitorowania mediów społecznościowych – pozwalające na śledzenie wskaźników KPI związanych z obecnością firmy w mediach społecznościowych
  przykłady: Sprout Social, Hootsuite
• systemy ERP – zintegrowane systemy do zarządzania przedsiębiorstwem, zawierające moduły do monitorowania wskaźników KPI
  przykłady: ERP ODL, Sente S4

Monitorowanie i analiza wskaźników KPI

KPI powinny być monitorowane na bieżąco. Dokładna analiza danych oraz mierzenie efektów działań za pomocą wskaźnika KPI polega na porównywaniu wartości wskaźników KPI z założonymi celami po to, by sprawdzić czy firma osiąga oczekiwane rezultaty oraz pozwala na zidentyfikowanie obszarów, w których występują znaczne odchylenia od celów. Takie działanie przydaje się również w analizie trendów czy badaniu związku pomiędzy różnymi wskaźnikami KPI (w tym w identyfikacji czynników wpływających na ich wartości). Analiza wskaźników KPI jest w stanie występować w kontekście wyników osiąganych przez inne firmy z branży, co pozwala zaś na ocenę pozycji rynkowej przedsiębiorstwa. Chociaż samo monitorowanie wskaźników niczego w firmie nie zmieni, pomaga określić, gdzie powinny zostać zainwestowane zasoby takie jak czas czy pieniądze, by zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia założonych celów firmy.

Wnioski i działania naprawcze w celu zwiększenia KPI

Wskaźniki KPI pozwalają na znacznie szybsze zauważanie mankamentów w strategii działania, a także wprowadzenie czynności naprawczych znacznie sprawniej, niż w przypadku braku danych na temat aktualnego KPI i zachodzących w nim zmian. W przypadku gdy metryki idą niepokojąco w dół, taka informacja również dotrze szybciej, gdy KPI będzie monitorowane, a wnioski z dostarczonych danych wyciągane na bieżąco.

Poznaj wskaźniki KPI z różnych obszarów życia i biznesu!

Sukces w biznesie może być mierzony na naprawdę wiele sposobów. Wskaźniki KPI doskonale sprawdzą się niemal w każdym typie firmy, niezależnie od pomysłu na biznes – szereg korzyści z ich stosowania mają nie tylko monumentalne korporacje, lecz również osoby prowadzące działalność gospodarczą na małą skalę oraz freelancerzy. Obecnie istnieją setki różnych wskaźników KPI i wciąż powstają nowe. Warto poznać kilka najistotniejszych dla danego biznesu, które pozwolą ocenić ogólną wydajność firmy, a także postępy w kluczowych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Gdy w grę wchodzą kluczowe wskaźniki efektywności przykłady są w stanie najlepiej zobrazować fakt, jak wiele mamy rodzajów KPI w zależności od typu branży i jej głównego celu (a wciąż powstają nowe!).

KPI w sprzedaży

Wskaźniki sprzedażowe są istotne przede wszystkim z punktu widzenia firm działających w sektorze handlowym. KPI w sprzedaży są stosunkowo łatwe do zmierzenia, głównie ze względu na fakt, że większość z nich dotyczy pieniędzy lub konkretnych działań klientów. Wśród najważniejszych wskaźników sprzedaży, istotne są:

• Całkowita wielkość sprzedaży (Total Sales Volume) → całkowita miesięczna wartość sprzedaży liczona w złotówkach. Przedsiębiorcy najczęściej określają miesięczny lub kwartalny cel, by zespół sprzedaży dokładnie wiedział, co powinien robić. Warto pamiętać o tym, by plan dostosowywany był do zakładanych spadków lub wzrostów sprzedaży, które najczęściej zdarzają się w okolicy wydarzeń sezonowych lub świąt.
• Długość cyklu zakupowego (Sales Cycle Lenght) → zbyt długi czas potrzebny na sfinalizowanie sprzedaży jest w stanie negatywnie odbić się na wyniku finansowym, uniemożliwiając osiągnięcie celów kwartalnych. Ten szczególny wskaźnik KPI pozwala na zmierzenie, ile dokładnie czasu zajmuje realizacja wszystkich etapów sprzedaży.
• Stosunek kosztów sprzedaży do jej wielkości (Sales Cost to Volume Ratio) → realizacja procesu sprzedaży jest niemalże niemożliwa bez podnoszenia kosztów, a każda z nich je generuje (wynagrodzenia, prowizje, działania marketingowe). Dobrze jest zawczasu weryfikować stosunek wydatków do osiąganych zysków, gdyż na jego podstawie da się wysnuć wnioski dotyczące między innymi efektywności działu sprzedaży.
• Sprzedaż według danego wskaźnika (Sales By Metric) → pozwala na weryfikację źródeł sprzedaży według różnych wartości, takich jak region, wiek, płeć, dane demograficzne czy zainteresowania. Pozwala to przedsiębiorcom zobaczyć, które grypy klientów przynoszą największe dochody, a które nie dają oczekiwanych wyników.

KPI w marketingu

Właściwie wyznaczone KPI w marketingu mają istotny wpływ na wyniki firmy. W marketingu internetowym można zmierzyć niemalże wszystko. Wybór narzędzi analitycznych zależy w dużej mierze od tego, jakie parametry chcemy obserwować. Obecnie do najpopularniejszych działań marketingowych zalicza się pozycjonowanie stron i prowadzenie kampanii Google Ads. Pomagają one przedsiębiorcom wyróżnić się na tle konkurencji oraz poszerzyć grono potencjalnych klientów zainteresowanych produktem czy usługą. W Afterweb od 2008 roku zajmujemy się marketingiem internetowym naszych Klientów, wykorzystując w swojej pracy rozmaite wskaźniki KPI.

Pozycjonowanie stron – kluczowe wskaźniki efektywności:

• Ruch organiczny na stronie → to jeden z przykładów powszechnie stosowanego wskaźnika efektywności. Osoby odwiedzające stronę internetową stanowią potencjalne leady, które mogą przeobrazić się w realnych klientów firmy. Ruch na stronie da się sprawdzić za pomocą Google Analytics.
• Średni czas sesji → wskaźnik KPI mówiący i tym, ile czasu odwiedzający spędzili na stronie przed jej opuszczeniem bądź konwersją. W momencie gdy użytkownicy opuszczają stronę po zaledwie kilku sekundach, najprawdopodobniej kłopot tkwi w jej wydajności, użyteczności czy trafnością prezentowanej treści.
• Współczynnik odrzuceń → pokazuje, ile osób weszło na stronę, po czym opuściło ją bez wchodzenia w interakcję z zawartością. Bounce rate sugeruje, że strona wymaga dokładnej analizy pod kątem ładowania zawartości, nawigacji czy responsywności.
• Koszt pozyskania leada → ten wskaźnik KPI jest powszechnie stosowany w marketingu online, a jego zadaniem jest pokazanie, ile osób wyraża zainteresowanie firmą w stosunku do liczby tych, którzy widzieli reklamę czy kampanię przedsiębiorstwa. W momencie gdy ruch na stronie przekształca się w leady, dobrze jest mieć świadomość, ile kosztuje pozyskanie każdego potencjalnego klienta. Wiele popularnych narzędzi do analityki internetowej odnotowuje tego rodzaju dane, umożliwiając śledzenie postępów KPI.
• Współczynnik konwersji → można by rzec, że ten KPI idzie o krok dalej od poprzedniego; mierzy bowiem, jaki jest procent konwersji lub sprzedaży w stosunku do ruchu na stronie. Przykładowo, jeżeli strona internetowa odwiedzana jest przez 10000 użytkowników miesięcznie i w ciągu miesiąca było 500 transakcji sprzedaży, to współczynnik konwersji wynosi 5%.

KPI wskaźniki efektywności w Google Ads:

• ROI (Return On Investment) → wskaźnik rentowności, służący bezpośrednio do weryfikowania, czy podejmowane przez firmę działania marketingowe przynoszą założone efekty.
• ROAS (Return On Ad Spend) → jeden z obecnie najdoskonalszych czynników kontrolujących koszty realizowanej kampanii oraz jej skuteczności.

KPI w obsłudze klienta

• Długookresowa wartość klienta (CLV) → wartość CLV jest w stanie pokazać, ile pieniędzy uzyskała firma podczas całej historii współpracy z klientem. By móc obliczyć tą wartość, należy bliżej przyjrzeć się wskaźnikom takim jak całkowita wartość zakupów i liczba zakupów w danym przedziale czasowym.
• Koszt pozyskania klienta → by móc poznać wartość tego wskaźnika KPI, wystarczy podzielić całkowitą liczbę nowych klientów przez wydatki, jakie poniosła firma na ich pozyskanie.
• Wskaźnik rozwiązywania problemów przy pierwszym kontakcie (FCR) → dotyczy liczby klientów, którzy wielokrotnie kontaktowali się z działem obsługi klienta w tej samej sprawie. Monitorowanie tego wskaźnika KPI pozwala na lepsze zrozumienie, w jakich obszarach zespół do spraw obsługi klienta potrzebuje dodatkowych szkoleń, by móc szybciej rozwiązywać problemy. Analiza FCR pozwala również dostrzec procesy, których poprawa jest konieczna, jeżeli chce się uniknąć powtarzających się kontaktów w tej samej sprawie.

KPI w HR

• Wskaźnik rotacji pracowników → sukces firmy w dużej mierze zależy od pracowników, dlatego też wielu przedsiębiorców chce dokładnie orientować się w tym, jak często dochodzi do zmian w zespole. Obliczenie wskaźnika KPI polega na wyliczeniach stosunku liczby pracowników jacy odeszli w określonym przedziale czasowym, do liczby wszystkich osób zatrudnionych w firmie. Wysoka wartość tego wskaźnika może stanowić swoistą wskazówkę do bliższego przyjrzenia się szczegółom procesu rekrutacji czy lepszego poznania oczekiwań pracowników firmy.
• Satysfakcja pracownika → chociaż wartość tego KPI trudno zmierzyć w sposób precyzyjny, pomaga w utrzymaniu dobrej kondycji firmy. Najczęściej realizuje się go poprzez wysyłkę ankiet, aby sprawdzać, na ile pracownicy są zadowoleni z firmy oraz ze swojej pracy na jej rzecz. Ten wskaźnik KPI pomaga w utrzymaniu dobrej kondycji przedsiębiorstwa, gdyż jasno informuje o tym, którzy pracownicy bądź zespoły wymagają szczególnej uwagi. Ich utrzymujące się niezadowolenie może bowiem skutkować odejściem z pracy i zakłóceniami w działaniu firmy.
• Przychód na pracownika → jego obliczenie polega na podzieleniu całkowitego przychodu poprzez liczbę zatrudnionych pracowników. Omawiany wskaźnik KPI dobrze pokazuje, w jaki sposób firma zarządza kosztami i pomaga zmierzyć jej wydajność.
• Koszty szkoleń → dobrze jest wiedzieć, ile dokładnie firma inwestuje w rozwój pracowników. Zazwyczaj w przypadku osób nowo zatrudnionych, koszt szkoleń jest wyższy, jednak nakłady są podnoszone również na osoby z dłuższym stażem. Warto mieć świadomość tego, że wysoki wskaźnik kosztów szkoleń nie zawsze stanowi złą informację, gdyż bardzo często prowadzi do zwiększenia ich satysfakcji oraz produktywności.

KPI a motywacja pracowników

Wskaźniki KPI są w dzisiejszych czasach kluczowym elementem zarządzania efektywnością w firmie. By móc osiągnąć upragniony sukces, konieczne jest przekonanie pracowników do korzystania z tego rodzaju wskaźników – mają one bowiem istotny wpływ na ich motywację, gdyż pomagają ustalić jasne cele i umożliwiają ocenę postępów działu czy danej osoby realizującej projekt. Analiza wskaźników KPI pozwala na wskazanie obszarów, w jakich pracownik powinien się doskonalić, co przekłada się na jego rozwój zawodowy. W momencie gdy zespół widzi, że ich wysiłek przekłada się na osiągane wyniki, staje się znacznie bardziej zaangażowany w wykonywanie swoich obowiązków. Oznacza to, że KPI kluczowe wskaźniki efektywności, są w stanie motywować pracowników w wielu aspektach ich funkcjonowania.

Czy aktualizowanie wskaźników KPI jest konieczne?

Rynek z roku na rok przechodzi coraz to nowsze transformacje, co zaś przekłada się na zmiany celów biznesowych firm. Aktualizowanie wskaźników KPI jest konieczne w przypadku, gdy przedsiębiorstwo zmienia swoje cele strategiczne – to właśnie wtedy należy zadbać, by wskaźniki KPI odzwierciedlały nowe priorytety. Również wprowadzenie nowych produktów lub usług nierzadko wymaga od firm opracowania nowych wskaźników KPI, pozwalających na dokładną ocenę ich efektywności. Rozwój biznesów oznacza wzrost konkurencji, nowe trendy czy też zmiany w preferencjach klientów; one również mogą wpłynąć na konieczność aktualizacji wskaźników KPI. Wprowadzenie nowych technologii czy usprawnienie procesów zewnętrznych jest w stanie finalnie doprowadzić do tego, że dotychczasowe KPI stanie się zupełnie nieadekwatne – co za tym idzie, będzie wymagało zmian.

Tylko regularne aktualizowanie wskaźników KPI pozwoli firmie utrzymać swoje wartości, a przy tym skutecznie zarządzać efektywnością prac.

Wskaźniki KPI – narzędzia, których nie może zabraknąć w Twojej firmie!

Stosowanie wskaźników do pomiaru efektywności działań jest dziś niemalże niezbędne dla praktycznie każdej firmy. Wiedza na temat skuteczności sprzedaży, liczby pozyskiwanych klientów, wzrostu lub spadku ruchu na stronie oraz satysfakcji pracowników pozwala nie tylko na optymalizację bieżącej działalności, lecz również ułatwia planowanie dalszych poczynań firmy. By misja i wizja marki była spójna, konieczne jest regularne monitorowanie swoich postępów w dążeniu do obranego celu – wskaźniki KPI zdecydowanie to ułatwiają.